Beteendeförändring på intranätet tar tid enligt Folktandvården

På Smarta Intranät, som kallas Sveriges största evenemang inom intranät 2013, väntas ansvariga från några av Sveriges största intranät att berätta om erfarenheter och ge tips.

MKSE fick en pratstund med Folktandvårdens webmaster Åsa Brandt. Hon kommer prata om hur en ny sökmotor på Folktandvårdens EPiServer CMS 6 intranät förändrade internkommunikationen för en rätt speciell användarskara; Tandläkare, specialisttandläkare, tandsköterskor och tandhygienister med ytterst kort om tid som till vardags kastar sig mellan patienter.

Folktandvården sysselsätter hela 1 800 medarbetare i Stockholms län och tar årligen emot över en miljon besök. I ett omfattande projekt uppdaterades intranätet för första gången på drygt fem år.

Det nya intranätet skulle bidra till ökad effektivitet. Sök utsågs som en central del i detta arbete. Först definierades vad beställaren avsåg med ”bra sök”. Därefter förfinades definition och vidare funktionalitet genom flera övningar med olika projektreferensgrupper. Grupperna bidrar än idag med input hur intranätet formas.

Men den stora lanseringen kom av sig. Sex månader gick och ingen effekt av nylanseringen märktes. Statistiken visare på en användning som var närmast identisk med den i det gamla intranätet.

Det krävs tid att förändra ett beteende i intranät, enligt Åsa Brandt. Siffrorna efter 12 månader var helt annorlunda och gav den effekt projektgruppen strävat efter. Ett års nötande med fysiska intranätsdemonstrationer ute på kliniker samt kontinuerlig utbildning visade sig krävas för att alla skulle uppmärksamma och ta till sig nylanseringen. Då kom även användarfeedback om hur information var lättare att hitta och att det nya intranätet uppskattades.

Ett sökmotordrivet intranät ställer även tuffare krav på redaktörerna. Det gäller att alltid skriva med rätt begrepp och ange det viktigaste först. Dessutom måste Folktandvården kontinuerligt rensa och löpande ”ta bort allt gammalt skräp” i det över 15 000 sidor stora intranätet (siffran inkluderar projektrum etc.).

Folktandvården vann även stora Siteseekerpriset 2012 för sitt arbete.