ATG tar ned stämpelklockan, sätter upp Office 365 intranät och digital arbetsplats

I samband med, historiskt stora, nylanseringar som ATG Sport har ATGs olika marknads- och IT-team även lyckats skaka fram en het del budget för digitalprojekt. Såväl internt som externt. Under Smarta Intranät konferensen i Stockholm på tisdagen (som MKSE.com är en sponsor till) presenterade ATG-medarbetarna Lotta Jansson, Corporate Culture Manager och Lizette Kotschack, Projektledare Digital arbetsplats detaljer om spelföretagets nya Office 365 intranät.

”Vi monterade ned stämpelklockan så sent som år 2017, fram tills nyligen fick inga jobba hemma och det var många medarbetare som saknade egen dator.”

Lizette och Lotta inledde med att beskriva ett utgångsläge där inte bara produkten, men hela organisationen behövde förnyas och uppdatera sig. En digitala arbetsplats för de 400 medarbetarna skulle tas fram.

Minst lika viktigt i projektet blev därav arbetet med att ta fram processer för ett uppdaterat arbetssätt. Så att intranätet i sin nya tappning verkligen skulle komma att användas. Det har därför förekommit ett större arbete med att engagera redaktörer på olika sätt. Genom utbildning, en större lansering i entrén till huvudkontoret och mycket mer. Dessutom har man erbjudit kontinuerliga utbildningar för berörda intressenter, så att de känner en samhörighet och ett ansvar.

Själva intranätprojektet ska ha inletts med att en behovsanalys genomfördes, följd av att teknisk lösning valdes ut och att en lämplig leverantör valdes ut. Allt är numera även molnbaserat. Lizette Kotschack berättade även att ATG planerar att flytta över hela sin IT-miljö till Azure-molnet etc. Faktiskt i ett projekt som ska ha inletts just denna vecka.

För att få budget för projektet krävdes även vissa ROI-kalkyler, så att det säkerligen betalade tillbaka sig. En siffra teamet lyckades få fram och presentera för ledning var den att tidigare lades hela 40 000 timmar inom ATG på att leta efter rätt innehåll på fysiska skrivbord, i omfattande mailkorgar och i det tidigare, verkligen ouppdaterade intranätet.

Några kul detaljer från projektet var att ”red flag” viktigheten från epost flyttat över till intranätet. Nu fanns det ”Required Reading” i en röd påminnelsenotis på intranätet som var obligatorisk läsning och gick att följa upp så att de hade respekterats.