Arbetsförmedlingen om amerikanska cloud, nya arbetsprocesser och minskad digital stress med nytt intranät

In API, Cloud / Förvaltning, Intranät, Nyheter, Offentlig sektor by MKSE.com Redaktion Martin Edenström

Istället för att välkomna runt 20 000 deltagare till Las Vegas arrangerades Adobe Summit digitalt under tisdagskvällen. Även Webbdagarna fick arrangeras digitalt från en studio istället för från Waterfront i Stockholm inför 1600 personer.

Konferensen Smarta Intranät som brukar locka runt 200 deltagare arrangerades som vanligt idag den 1:a april. Fast som ett digitalt event, med enbart talarna, utan fysisk publik på plats, i Stockholm. Inledningstalare var Charlotte Arfwidson, sektionschef Upplevelseplattformar för Arbetsförmedlingen som berättar om myndighetens stora uppdateringar med det egna intranätet under fjolåret och 2020.

Målet är fortfarande att skapa en upplevelse i världsklass för Arbetsförmedlingens 14 500 medarbetare. Under 2019 har nya, omfattande undersökningar kring typ av användning, olika typer av persona, praktisk användning och mätningar kring effektivitet gett insikt i hurintranätet bör formas. Det tidigare intranätet var aningen rörigt och för omfattande sett till oanvänt material (hela 5861 sidor och 11 692 filer). De sociala funktionerna var inte uppdaterade och kändes väldigt daterade i en snabbrörlig värld. Anställda använde utöver intranätet i snitt 20-40 olika applikationer, varje dag. Detta var en av anledningen till att 36% av medarbetarna upplevde en ”digital stress”.

Vi har mer på samma ämne:  Jula handlar upp ny "SpoI" Sitevision kommunikationskanal och intranät av Consid

Det nya intranätet bygger genomgående på en problem vs. lösning-process med ingående analys kallad ”double diamond”. Det mer agila och kunddrivna arbetssättet användes återkommande när en dellösning av intranätet skulle tas fram. För att verkligen adressera varför myndigheten gör en förändring. Arbetsförmedlingen har även gjort ett fullständigt omtag på hela sitt intranätkoncept. Alla olika delar som går att nå via intranätet har strukturerats upp som byggstenar och kategoriserats samt tillgängliggjorts helt baserat på vilket behov den löser snarare än att det är ett contact center, ett CRM eller ett besluts och ärendehanteringssystem. En av de mest uppskattade nya delarna av intranätet blev en förbättrad sökmotor på Elastic Search.

Viktiga principer för intranätet var:

  • Använd rollbaserade ytor, som underlättar de anställda på Arbetsförmedlingens dagliga arbete
  • En funktion finns på ett ställe, inga överlappande förmågor i olika system / ytor
  • Det går snabbt och enkelt att hitta den information och de redskap anställda på Arbetsförmedlingen behöver
  • Det ska vara enkelt att jobba där Arbetsförmedlingens anställda är för dagen.
  • De på Arbetsförmedlingen ska inte behöva ses för att klara jobbet.
  • Arbetsförmedlingen ska ha lösningar som stödjer ett mobilanpassat arbetssätt
  • Tillgänglighet för alla är en självklarhet
  • Chatbot hjälper anställda på Arbetsförmedlingen att hitta rätt svar
  • Sociala digitala funktioner används ännu mer, som stöd i Arbetsförmedlingens dagliga samarbete
  • Arbetsförmedlingen har lösningar som gör att vi behöver maila i allt mindre grad
  • Arbetsförmedlingens lösningar möter användarnas behov på ett sammanhängande sätt
Vi har mer på samma ämne:  IT-tjänstebolaget bygger intranät, produktifierar direkt för kund

Charlotte belyser även den stora utmaningen för Arbetsförmedlingen att de inte tillåter nyttjande av tjänster i amerikanska moln. Det omöjliggör t ex användning av Google Analytics som mer än 90% av de svenska börsbolagen använder. Och många fler tjänster. Men detta har gått att lösa med olika typer av on-prem stöd. Som bl a Pega CRM uppsättningen samt analysalternativet Matomo.

Arbetsförmedlingen använder en kombination av SharePoint (främst för grupparbeten) tillsammans med Sitevision (som de använt sedan 2010). Arbetsförmedlingen använder i intranätet även integrerade videomöten via Skype, som snart ska uppdateras till Teams.