För några månader sedan fick hela 44 000 anställda ta del av det nya, övergripande SLL intranätet. Ett projekt genomfört av SLL själva med hjälp av konsultbyrån Capgemini. Inför den kommande Smarta Intranät konferensen, där SLL är en av talarna, tog sig MKSE.com en pratstund med Martina Hansson, huvudprojektledare i projektet och webbansvarig/förvaltningsproduktledare på SLL.
Intranätsprojektet påbörjades hösten 2016 och lanserades i mars 2018. Ett omfattande arbete som till stor del kunde styras av feedback direkt från användarna inom organisationen. Uppgifterna projektteamet fick ta del av direkt från användarna har varit ovärderliga, enligt Martina. Både under projektet såväl som i beta-fasen och efter lansering. SLL hade sett till att göra det enkelt för testare och slutanvändare att ställa frågor, tycka till och snabbt lämna sin åsikt på flera olika sätt. Resultatet av att lyssnat på organisationen syntes efter lansering. Ännu bättre läsning, enligt Martina. Några av omdömena från användarna löd:Nyheter om Marketo
MKSE.com har så klart en omfattande lista med alla svenska kunder som handlat upp plattformen och de leverantörer som är bäst på tekniken.
”Vi har fått ett överblickbart intranät .. det är enklare att lära sig nu .. vi uppskattar verkligen den nya strukturen”.
Att modernisera och jobba med innovation var en viktig del av arbetet. Ett resultat av det blev ett mer personligt intranät. Det tidigare intranätet levererade samma typ av information till hela organisationen. Numera taggas all information upp per förvaltning. Det har hjälp SLL att gå från 12 000 mer generella sidor till enbart 1000 sidor totalt. Gemensam information delas istället för att återskapas vilket sparar på stora mängder data. Den stora vinsten är att det även ska ha hjälpt till att minska redaktörernas repetitiva jobb.
Även prestandan har blivit mycket bättre i den React-försedda, nya tekniska lösningen. Delvis tack vare reduktionen av innehåll. Något som lett till mindre frustration och en större arbetsglädje bland redaktörer och användare. Tidigare långa väntetider för att skapa innehåll går numera nästan i realtid.
” – Hade nästan glömt hur pass illa det var innan. Så skönt att jobba i intranätet idag.”
All navigationen är numera personaliserad och individuellt anpassad. Användare har fått en egen startsida, möjligheten att bestämma sina egna verktyg och det finns en fri yta för alla egna länkar. En grundmall har tagits fram med olika rekommendationer för att varje förvaltning ska kunna snabbstarta sitt egna personaliseringsarbete.
Tydlighet och relevans ska ha förbättrats via initiativ som nyhetslöpet. Främst nyheter från den egna förvaltningen lyfts numera fram. Mindre relevanta, övergripande nyheter ”stör inte” på samma sätt. Samtidigt kan de förvaltningar som verkligen intresserar sig för en specifik annan förvaltnings nyhetsflöde välja att lyfta fram just den.
Dessutom används numera samma taggning av ”ämnesområden” som inom all tidigare information på SLL. All typ av information kategoriseras med ett övergripande ämne, som ”juridik”. Då samma policy används går det därför att heltäckande prenumerera på samtlig information kring det ämnet. Det gäller även t ex kalenderbokningar.
Framöver ska SLL jobba mer på intranätets sökfunktionalitet. En prioriterad del av projektet och ett pågående arbete. Facetter anpassas dagligen i Epifind för att hjälpa användare med bättre filtrering av sökresultat. Andra funktioner kommer löpande lanseras som fler egna genvägar, notiser på andra sätt, en ny profilsida och mycket mer. I framtiden ska även SLL öppna upp mer så att andra förvaltningar som inte ännu är på intranätet och deras lösningar enkelt kan flytta in.
En slogan för projektet var ”Ett intranät som skapar stolthet och samhörighet”. Martina tror verkligen att de skapat just detta:
” – Vi är alla en del av SLL. Och Det känns faktiskt som vi hör ihop mer nu.”
För att verifiera målsättningen ska SLL utföra en undersökning i höst och kolla så att det stämmer. Projektarbetet kröntes med att intranätet blev den stora vinnaren under Episerver Awards 2018. Martina summerar upp kvällen:
” – Det var fantastiskt härligt. Vi var där hela teamet tillsammans med vår partner Capgemini och flera från verksamheten. Det var fantastiskt att få uppleva det tillsammans efter ett hårt, tight jobb ihop. Det gav resultat, väl värt!”
