120 personer skapade Whites Digitala kontor, representerar arkitektens vardag

In Headless / Decoupled CMS, Intranät, Nyheter by Martin Edenström

För en större organisation är det svårt, om inte omöjligt att hitta en perfekt paketerad intranätlösning. Lika svårt är det att identifiera och kravställa perfekta framtida funktionalitet när allt arkitektbyrån och organisationen kände till var en mångårig och VPN-barrikaderad miljö på Lotus Notes. Som den tidigare VD:n på White uttryckte det:

“Vi sitter fast med en stor, trög oljetanker där man springer upp och ner men inte hittar något.”

När Peter Leuchovius anslöt till White Arkitekter som CIO stod det snabbt klart att användbarheten måste få gå före allt. Kollegorna var uppgivna och frustrerade över hur svårt det var att ta sitt arbete digitalt. Går det inte bara att replikera hur de arbetade till vardags? Och skapa en lika bra, men digital arbetsplats. Det optimala vore att inkludera samtliga processer och systemstöd som en medarbetare dagligen möts av.

En arkitekt använder till vardags många olika verktyg. Det handlar om designverktyg såsom CAD, bildbehandling, 3D-rendrering och GIS. Det pågår även ett omfattande dagligt arbete med mail, chatt olika typer av dokument, uppgiftshantering, projektstyrning, affärssystemet och därtill ett stort dagligt flöde av interna och externa nyheter.

För att skapa en lösning där allt hängde ihop påbörjade White ett omfattande förberedande arbete. En strategi togs fram med fokus på användbarhet, mer spetsiga verktyg och en sömlös upplevelse och därtill omfamnas cloud, mobilitet och deltagande design. Som tur var medarbetarna minst sagt öppna för förändring. Kollegorna ville snabbt bort från nuläget. Dessutom älskar arkitekter förändringar. Inom kort blev “Vårt digitala kontor” projektet något medarbetarna omfamnade. Det ledde till ett ambitiöst arbete av behovsbild och förberedande aktiviteter. Hela 120 personer var totalt delaktiga i arbetet. White genomförde t ex egna skissworkshops, beskrev arbetsflöden med user journeys och prioriterade behov med user stories internt innan olika leverantörer kontaktades. Feedbacken från en externa leverantörer var att de:

“Jag har sällan sett en sån rejäl bibba underlag.”

Organisationen var öppen och tillåtande, men det krävdes ändå mycket arbete med åsiktshantering och förankring. White är organisatoriskt både centralstyrt men har högst självstyrande kontor. Det finns även en partnerstruktur att ta hänsyn till. Peter Leuchovius lade initialt runt 80 procent av sin tid på kommunikation.

Fler artiklar om ämnet:  Svenska Lärarförsäkringar byter Lotus Notes/Domino mot Episerver

Inom kort stod det även klart att White behövde mer “spetsiga arbetsverktyg” och att en ”antiplattformsstrategi” skulle gälla. Rätt verktyg för varje given situation. Standard-CMS som Episerver, Office 365 eller Projectplace var inte aktuella. White insåg även att med så många olika verktyg och integrationer skulle de behöva lära sig mycket mer själva. Det ledde i sin tur till en kommande agil omorganisation. Numera återfinns medarbetare i team baserade på vilken tjänst och plattform man arbetar med. I Peters enhet arbetar idag ca 20 medarbetare som verksamhetsnära utvecklar metodik, verktyg och infrastruktur kopplad till det digitala kontoret.

Efter lanseringen i fjol har några mätetal satts upp. Medarbetarenkäten på White används för att se förflyttningens framfart. Dessutom tar man kontinuerligt pulsen på användningen av det “Digitala kontoret”. Hur mycket används det och hur pass nöjda medarbetarna är. Ett bra sätt att följa utvecklingen och se vart punktinsatser behöver göras. Det “Digitala kontoret” uppskattas av medarbetarna. Som en kollega nyligen uttryckte det:

“Det är svårt att komma ihåg hur det var innan. Man kunde inte hitta något, inte komma i kontakt med någon. Man kunde inte ens jobba på tåget. Det är som att vi flyttat från 1980 till 2020 på ett år.”

White upplever hösten 2019 att de introducerat ett nytt sätt att tänka. Arkitekter har för vana att jobba med många olika verktyg i sitt skapande. Nu återfinns samma frihet i det digitala samarbetet. Dessutom är man mer öppen för förändring som organisation. Det går att laborera med olika lösningar och idéer. Det finns inte längre några heliga kor.

Fler artiklar om ämnet:  Findwise visualiserar White Arkitekter projekt med innovativ Pinterest översikt

Peter kommer presentera hur det digitala kontoret förändrade White under höstens Smarta Intranät konferens den 8 oktober 2019.

Projektet valde att arbeta med plattformar från WordPress, Solr/Elastic, Azure, .NET. Verktyg som infördes var Outlook, Egnyte, Slack och MeisterTask. Flera partners var inblandade, bland annat Findwise och HiQ.

Beställarstöd inom e-handel och CX

MKSE.com har data och kunskap från över 15 000 svenska upphandlingar och plattformsval. Fatta rätt beslut. Gör som SJ, Avanza, KI och Telia Company. Anlita en expert inom området. Kontakta oss idag.

⬇ Fyll i formuläret nedan eller klicka för att e-posta oss