Under tisdagen pågår årets Smarta Intranät höst 2023. Öppningstalare var denna gång Stockholms Stad och Anna Eriksson, projektledare för intranät på Stadsledningskontoret som visade upp ett helt nytt intranät. Det handlar om ett uppdaterat Optimizely CMS intranät på en on-prem installation med en mängd integrationer. Optimizely används lokalt, på egna servrar, av legala skäl, Stockholms stad är minst sagt under lupp just nu och vill inte råka ut för att att någon data flödar fritt utanför landets gränser.
Det har även ställt krav på t ex behovet av integrerade samverkansverktyg som Zoom/Microsoft Teams. Det ska ha lösts genom att Stockholm Stad köpte in en av de första Visualised Zoom X installationerna i landet. Samt att i intranätet används inte Optimizelys egna sökmotor, den ska ha krav på Azure-molnstöd. Inom Stockholm Stad teknikstack’en finns däremot även on-prem Sharepoint-atbetsytor samt en Formpipe Platina dokumenthantering.0 stanvändare har intranätetAD:Var detta verkligen det rätta valet? Det smartaste att göra i denna situation? Öppna upp MKSE.com expertpanel videosamtal inom 5 minuter med ett MKSE 🔭 LENS konto idag. En del av MKSE Patreon Premium, högsta nivån. Utvärderingar, stöd plattformsval, databastillgång och expertrådgivning.
Några utmaningar i projektet ska varit att strömlinjeforma ansträngningarna med att bygga ett nytt intranät tillsammans med IT. Det visade sig nämligen att IT hade flera egna migrationsprojekt pågående. Inte minst på grund av kopplingarna inom pågående IT-miljöutmaningar iscensatta efter det uppmärksammade debacléprojektet Skolplattformen/Skolportalen. Numera en världskänd händelse uppmärksammad i t ex Wired.
Under åren som projektet pågått visar det sig enligt Anna Eriksson även att intranätteamet ständigt fått förklara sig. Förneka att de har något med just Skolportalen att göra. Enligt Eriksson ska idag heller ingen jobba kvar på staden som hade något typ av ansvar för det projektet. Under föreläsningen understryks även att partners och konsulter i intranätprojektet är helt andra än de som jobbade med Skolplattformen/Skolportalen. Skuggan från Skolplattformen/Skolportalen fick tom. Annas privata läkare att fråga om projektet på britsen inför en operation, vilket hon skämtsamt påpekar.
Till listan över framgångar lägger teamet det MVP-förfarande som användes i projektet. Små kontinuerliga uppdateringar och lanseringar. Samt det klassiska att ha med chefer och stakeholders tidigt. Informationsarkitektursmässigt används Funka ”Funkastrukturen” samt utformningen gällande personalisering ska varit lyckad. Något som behövdes. Stockholms stad tippade inför projektlansering att det skulle finnas runt 6000 samtidiga användare. De riktiga siffrorna visade på hela 30 000 inloggningar per vecka bland 40 000 användare. Inom egna biosfären, som tillåts logga in, finns ännu fler användare .
I projektet har man använt flera olika sätt att målgruppsanpassa och dela upp. Det skulle bli lättare för användaren att se en unik vy per ”personlighet”. Teamet i projektet har även lagt till så att delar som först efterfrågas redovisas i en vy delningsbar mellan avdelningar. Den kan sedan prioriteras upp per avdelning eller personaliseras per förvaltning i olika steg.
En god riskhantering samt vikten av content reduktion för att hålla ”perf” inom sökmotor, är andra teamets sista lärdomar.
